يمكن أن تحتوي كل من قائمة المهام اليومية ومدير المهام على مربعات اختيار، لكنهما يحلان مشكلات مختلفة. تجيب القائمة اليومية على السؤال التالي: ماذا أفعل اليوم؟ غالبًا ما يجيب مدير المهام على السؤال التالي: "كيف يتم تنظيم كل هذا العمل، وربطه، وتعيينه، وتتبعه؟"
ولا تعتبر أي من الفئتين أفضل تلقائيًا. يكون التعقيد مفيدًا عندما يمثل تنسيقًا حقيقيًا ويكون مكلفًا عندما يمثل البرنامج فقط.
اختر قائمة يومية عندما يكون اليوم هو الجزء الصعب
تعتبر القائمة اليومية مناسبة جدًا عندما تكون معظم المهام تخصك، ويمكن تحديد الترتيب عن طريق الحكم، وتحتاج بشكل أساسي إلى صفحة موثوقة للعودة إليها خلال اليوم.
- أنت تعمل بشكل مستقل أو تنسق في مكان آخر.
- يمكنك وصف الإجراء التالي بنص عادي.
- لا تحتاج إلى تبعيات أو حالات موافقة في كل مهمة.
- تعتبر التواريخ الأقدم مفيدة كمذكرة أكثر من كونها قاعدة بيانات لإعداد التقارير.
- أصبح الحفاظ على الفئات أصعب من مسح صفحة واحدة.
تم تصميم Naremis عمدا لهذه الحالة: قائمة مؤرخة واحدة، أمر يدوي، نتائج واضحة، و التمرير التلقائي الذي يبقي الأيام السابقة صادقة.
اختر مدير المهام عندما تحمل البنية معنى
يكتسب مدير المهام القائم على المشروع تعقيدًا عندما تغير بيانات التعريف ما يمكن للأشخاص فعله أو تمنع الارتباك المكلف.
- يتم تعيين العمل عبر عدة أشخاص.
- المهام لها تبعيات أو مراحل أو موافقات رسمية.
- يحتاج القادة إلى تقارير المحفظة أو طرق عرض عبء العمل.
- يجب إنشاء العمل المتكرر ومراجعته.
- تحتاج الملفات والتعليقات والقرارات إلى سجل تشغيلي مشترك.
إن محاولة ضغط هذا العمل في صفحة شخصية واحدة يمكن أن يؤدي إلى إخفاء العلاقات المهمة. في هذه الحالة، لا يعد النظام الكامل مبالغة؛ إنها البنية التحتية.
قد تحتاج إلى كليهما
يمكن أن يظل نظام الفريق هو مصدر الحقيقة بينما تصبح القائمة اليومية هي سطح التنفيذ الشخصي الخاص بك. يمكنك مراجعة لوحة المشروع في الصباح، وكتابة الإجراءات القليلة التي ستتخذها شخصيًا اليوم، وتحديث النظام المشترك عندما تتغير حالتها.
الخطر هو الازدواجية. اجعل الصياغة اليومية صغيرة ومؤقتة. لا تقم بإعادة إنشاء كل حقل أو تراكم طويل الأجل في كلا المكانين.
استخدم اختبارًا مدته أسبوع واحد
إذا لم تكن متأكدًا، جرب الطريقة الأصغر لمدة أسبوع واحد. كل صباح، اكتب العمل الذي ينتمي حقًا إلى يومك. كل مساء، إكمال التسجيل، أو الإلغاء، أو الجدولة، أو الترحيل.
وفي نهاية الأسبوع اسأل:
- هل اختفى العمل المهم لأن القائمة كانت تفتقر إلى البنية؟
- هل قضيت وقتًا في إعادة بناء سياق المشروع؟
- هل يحتاج شخص آخر إلى حالة لا تستطيع القائمة توفيرها؟
- أم أن الصفحة الأبسط جعلت من السهل البدء والانتهاء؟
إذا تسبب الهيكل المفقود في مشاكل حقيقية، فاعتمد الهيكل ذي الصلة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقاوم إضافتها تحسبا لمستقبل وهمي.
الهدف ليس أقل الميزات. إنها أقل الصيانة التي تحافظ على موثوقية العمل.