ماذا تفعل بالمهام التي لم تنجزها اليوم؟

عدم الانتهاء من القائمة اليومية لا يعني تلقائيًا فشل الخطة. ربما تغير اليوم، أو ربما كان التقدير خاطئًا، أو ربما لم تعد المهمة تستحق الاهتمام. السؤال المفيد ليس "كيف يمكنني مسح هذا؟" ولكن "ما هي الحالة التالية الأكثر صدقًا؟"

أكمله الآن

قم بإنهاء المهمة عندما تكون لا تزال ذات صلة، وصغيرة حقًا، وتكون تكلفة تركها مفتوحة أكبر من تكلفة القيام بها. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص للنهاية القصيرة الفضفاضة التي تمنع شخصًا آخر.

كن حذرًا مع سباق التنظيف المغري في وقت متأخر من الليل. إن إكمال عنصر ما لمجرد إنتاج قائمة فارغة يمكن أن يقترض الطاقة من الغد دون تحسين العمل.

قم بإلغائها

يعد الإلغاء هو النتيجة الصحيحة عندما لا تكون هناك حاجة إلى تنفيذ المهمة، أو عندما تكون المهمة مبنية على افتراض متغير، أو عندما تظهر بشكل متكرر أنها ذات قيمة منخفضة. المهمة الملغاة ليست عملية إكمال فاشلة. وهو قرار مسجل.

مثلًا، يمكنك إلغاء «مقارنة ثلاثة طرازات من الطابعات» إذا قرر المكتب عدم شراء طابعة. استمرار نقلها لليوم التالي سيُبقي عملًا لم يعد مطلوبًا في القائمة.

جدولة ذلك في وقت لاحق

اختر تاريخًا مستقبليًا عندما يكون هناك سبب حقيقي لوجود المهمة: وصول المواد يوم الجمعة، أو إجراء محادثة بعد الاجتماع، أو أن يكون العمل مفيدًا ولكن ليس في الوقت المناسب اليوم.

تختلف الجدولة عن المماطلة عندما يحمل التاريخ المحدد سياقًا. "مراجعة العقد يوم الخميس بعد وصول التعليقات القانونية" هو قرار. إن نقله لمدة أسبوع عشوائي يخفي ببساطة نفس عدم اليقين.

احملها إلى الأمام

قم بتنفيذ المهمة إلى الغد عندما لا تزال مهمة ولا يوجد ما يبرر تاريخًا محددًا. هذه هي الإجابة المعتادة عن العمل الذي لم يكن مناسبًا.

يوفّر النقل التلقائي عناء إعادة كتابة المهام مع الحفاظ على سجلها. في Naremis تنتقل المهام غير المكتملة يومًا بيوم وفق التقويم المحلي، وتحتفظ كل صفحة سابقة بأثر للنقل. وهكذا لا تبدو المهمة المؤجلة كأنها أُنجزت. اطّلع على مثال لمهمة على مدى ثلاثة أيام.

عندما تستمر نفس المهمة في العودة

المهمة التي تستمر لعدة أيام تتطلب الاهتمام على مستوى مختلف. يعتبر:

• هل الصياغة غامضة جدًا للبدء؟
• هل هي في الواقع عدة مهام؟
• هل يعتمد على شخص أو شيء لم يذكر اسمه؟
• هل هو مهم من الناحية النظرية ولكن ليس من الناحية العملية؟
• هل سيكون التاريخ المستقبلي المحدد أكثر صدقًا؟

أعد كتابة "التحضير للإطلاق" ليكون الإجراء التالي، مثل "إدراج عمليات التحقق الخمسة من الإطلاق". قم بإلغاء خيار "البحث عن مكتب جديد" إذا لم تعد تنوي شراء واحد. قم بجدولة "اتصل بـ Sam" لليوم الذي يعود فيه Sam.

لا توجد قاعدة واحدة لتأجيل المهام تناسب الجميع

يستفيد بعض الأشخاص من رؤية كل التزام مفتوح غدًا تلقائيًا. ويحتاج البعض الآخر إلى مراجعة متعمدة قبل أن يتحرك أي شيء. يعتمد النهج الصحيح على تكلفة النسيان، وعدد المهام، ومقدار التخطيط اليومي الذي تريد القيام به.

النظام الأكثر صحة ليس هو النظام الذي لا يحتوي على مهام غير مكتملة. إنها المهمة التي لا يمكن أن تصبح فيها المهام غير المكتملة غير مرئية أو بلا معنى.

قوائم المهام الورقية والرقمية